תיכנון נבון של תזרים מזומנים הוא מרכיב קריטי להצלחת עסקים קטנים היום. בעקבות המצב הבטחוני, והתקנה האוסרת על חריגה ממסגרות אשראי, עסקים רבים נקלעו לקשיים תזרימיים. מהן הדרישות מתוכנה לניהול התזרים ? ואילו תוכנות קיימות בשוק? להלן סקירה.

דרישות מתוכנה לניהול תזרים המזומנים

• עסקים רבים סומכים על מערכת ההנה"ח שלהם. אך מערכת זו היא רק ארכיון, שמתאר את מה שהיה בעסק בעבר ואינו מסוגל לחזות את העתיד. בדקו שהתוכנה יכולה להפיק לא רק דו"ח על תזרים המזומנים בעבר, אלא גם דו"ח של תזרים מזומנים עתידי, שיאפשר לכם לתכנן את הוצאותכם העתידיות.
• בדקו שהתוכנה יכולה להפיק דו"חות המתאימים להצגה בפני מנהל הבנק וגורמים הממונים על מתן אשראי.
• תכנון הוצאות עתידיות שיאפשר הימנעות מחריגות במסגרת האשראי, מאי כיבוד צ'קים ומהגבלת החשבון.
• חפשו תוכנה שאותה מפיק גוף שיש לו נסיון במשק הישראלי. רצוי להשתמש בתוכנה ישראלית - יש להניח שהיא תתאים טוב יותר לתנאי העסקים בארץ.
• בדקו אצל לקוחות נוספים שהשתמשו בתוכנה את מידת שביעות הרצון שלהם.
• וודאו שהתוכנה מתממשקת היטב עם תוכנת הנהלת החשבונות שלכם.
• בקשו הדגמה. עליכם לוודא שהתוכנה קלה לתפעול עצמי ועונה על ציפיותכם. במיוחד וודאו שבאפשרותכם לבחון בקלות את את השפעתם של שינויים על היתרה הצפויה ושבאפשרותכם לעדכן את התוכנה במידת הצורך.
• וודאו שלצד התוכנה באפשרותכם לקרוא מאמרים מקצועיים, ולקבל במידת הצורך שירותי ייעוץ וליווי. האם הגוף שמוכר לכם את התוכנה הוא גוף עצמאי ובלתי תלוי, שמייצג את הצרכים שלהם? האם גוף זה יוכל לגייס עבורכם מימון ?

הטמעת התוכנה

• יש לקבוע וליישם נוהל עבודה קבוע עם תוכנת תזרים המזומנים. הדבר מבטיח שליטה ביתרה בחשבון ומונע הפתעות בלתי צפויות.

אתרים \ תוכנות לתכנון תזרים המזומנים

באתר "תזרים מזומנים" תמצאו שפע טיפים בנושא ניהול תזרים המזומנים העסקי וכן תוכנה מובילה. מאחורי האתר והתוכנה עומדת "אמיר" - חברה לניהול וייעוץ עסקי המספקת בנוסף לתוכנה גם שירותי יעוץ ניהולי, וגיוס כספים. נראה שזהו האתר המקיף ביותר בנושא. מתוך האתר: "מטרתה של תוכנת תזרים מזומנים היא לאפשר ניהול נכון ומקצועי של תזרים לכל אחד, אין צורך להיות מנהל כספים או איש מחשבים על מנת לנהל תזרים. בעזרת פעולות פשוטות ומשאבי זמן מינימליים, כל אחד יכול לנהל תזרים מזומנים בעזרת התוכנה. מנהל העסק אינו נדרש יותר להנהלת החשבונות על מנת לראות את מצבה הכספי של החברה."

באתר "תזרימית" תמצאו תוכנה המאפשרת לנהל את תקציב המשפחה בחינם - דרך האינטרנט, וכן תוכנה לניהול תזרים מזומנים עסקי ומחשבונים פיננסיים. מתוך האתר: "לנהל עסק ללא מעקב אחר תזרים המזומנים זה כמו לנסוע ברכב ביום גשום ללא מגבים - אתה לא רואה את המכוניות ממולך ולא את אלה שמאחוריך ואתה מקווה כל הדרך שהגשם יפסק לפני שתקרה תאונה..."..

תוכנת QAccount היא תוכנה פשוטה לניהול תזרים המזומנים, המבוססת על הזנת הנתונים בתוך הגליון האלקטרוני אקסל (דורש אקסל של מייקרוסופט).

תוכנה נוספת היא תזרים PRO, שותפה עסקית של חברת SAP, שלה יש ממשק לחשבשבת, תוכנה מובילה בישראל להנה"ח עבור עסקים קטנים ובינוניים.

דרכי פעולה אלטרנטיביות

• האמנם יש לכם זמן למלא את הנתונים בתוכנה? כל תוכנה, טובה ככל שתהיה, צריכה מישהו שיזין לתוכה את הנתונים. ייתכן, שכדאי לכם לגייס מנהל כספים, או יועץ מקצועי שינתח את תזרים המזומנים?

• האם להשתמש בדו"ח התזרים של תכנת הנהלת החשבונות רגילה? אם הנתונים מוזנים ממילא לתוכנת הנהלת החשבונות, זה אולי שיקול של חסכון בזמן אבל ייתכן ודו"חות יהיו פחות טובים. אם לא - ייתכן שתצטרכו להזין הרבה יותר נתונים, והעבודה תהיה הרבה יותר מסורבלת.

• סביר להניח שמאחורי האתגר התזרימי עומד אתגר ניהולי. שקלו ללכת לסדנאות ניהול ויזמות.

• האם אתם מפרישים סכומים למעשר? האם אתם תורמים לחברה? מי שנותן יותר, גם מקבל יותר. "עשר, בשביל שתתעשר", אמרו חז"ל (מסכת שבת דף קנ"א עמ' ב). והדבר נכון גם לעסקים. עסקים התורמים לחברה, מקבלים יותר! ציטוט מאתר "ערכים":

רבים הם האנשים המעוניינים להמנות עם נותני הצדקה, אולם קשה להם להפרד מממונם. אהבת הממון הינה אחד הגורמים הקובעים אל אופיים של האנשים ואת מהלך חייהם.

למרבית הפלא, מוצאים אנו שהענקה לזולת באמצעות נתינת צדקה או מעשה, לא זו בלבד שאינה מחסרת את ממונו של הנותן, אלא היא גם מביאה ברכה באסמיו. ברכת שמים נשלחת ממרומים, ואותו אדם חש ששפע רב מיועד בעבורו בזכות מעשיו הטובים.

המסירות לקיומה של מצוה זו, בכוחה להגדיל את רכושו של הנותן ועם זאת להגדיל את נדיבותו, וחוזר חלילה.

תכנון תזרים מזומנים במשפחה ויציאה מחובות

הקלות הבלתי נסבלת של לקיחת אשראי, הצריכה העודפת האופיינית לחברת השפע המודרנית, וחוסר תכנון מתאים, הביאו למצב שבו משפחות רבות אינן יכולות לעמוד בהחזר החובות שאליהם הן נקלעו.

תכנון נכון של תזרים מזומנים חיוני למשפחות, ולא רק לעסקים. מומלץ מאד לבקר באתר של "
עמותת פעמונים" - ארגון חסד שנותן ייעוץ כלכלי למשפחות שנקלעו לחובות, במטרה לעזור להן לצאת מהחובות ולהגיע לאיזון כלכלי. באתר תמצאו מידע על מגברית חירום לתושבי הצפון, לסיוע בנזקים הכלכליים, וכן כלים לניהול משק הבית ושפע מאמרים חיוניים. זוהי גישה אחרת של חסד! לא רק נותנים למשפחה כסף (דבר שעלול להשאיר את ההרגלים הישנים שגרמו ליצירת החוב, ולכן אינו משנה את המצב מיסודו), אלא להעמיד את המשפחה על הרגליים, על ידי שינוי הרגלים כספיים! תנאי למתן המימון הוא תכנית פעולה של המשפחה לשינוי הרגלים, ומתבצע גם מעקב שוטף.