חשבונית מס ראשונה בדואר אלקטרוני

היום קיבלתי חשבונית מס ראשונה בדואר אלקטרוני. קבלן משנה שעובד עבורי, הפיק חשבונית מס חתומה דיגיטלית, יפהפיה וצבעונית ושלח לי אותה בדואר האלקטרוני, כן במייל! דרך המערכת של invoice4u. סנונית ראשונה לעידן חדש.

תוכנות להפקת חשבוניות מס

בדיקה קצרה מגלה שיש תוכנות רבות להנהלת חשבונות ממוחשבת. כולן יודעות להפיק חשבונית מס או קבלה, אבל רק מעטות מהן יכולות לשלוח את החשבונית בדואר האלקטרוני. בשביל מה פרילנסר, בעידן האינטרנט, צריך לרוץ באמצע העבודה לסניף הדואר ולבלות בתור רק כדי לשלוח את החשבונית?

למה לא לשלוח חשבונית מקור במייל, ולתת ללקוח להדפיס אותה? חוסך דיו, חוסך בולים, חוסך עמידה בתור ועוד ועוד. גם לא צריך להדפיס פנקסי חשבוניות. ממש חשיבה ירוקה! אפשר גם במקביל לפנקס החשבוניות הקיים - מוכר על ידי מס הכנסה כפנקס חשבוניות נוסף לכל דבר. מקבלים גם אישור שהלקוח פתח את הקובץ של החשבונית. יודע להפיק גם מסמכים נוספים - הפקת חשבון, קבלה, ועוד. בקיצור - תוכנה ריווחית ביותר.

ייתרון נוסף הוא גיבוי אוטומטי. בניגוד לתוכנות הפקת חשבוניות שעובדות על המחשב המקומי, לעיתים ללא גיבוי מסודר, כאן יש לכם גיבוי מערכתי ומיידי של כל הנתונים. אין צורך בשדרוג, אין צורך בגיבוי. הכל מבוצע אונליין - ברשת.

הדפסת חשבוניות - למה לבזבז דיו?

אתגר: בכל זאת צריך להדפיס בסוף כל חודש העתק של את החשבוניות בשביל רואה החשבון או מנהל החשבונות.

איך מתגברים? פשוט נותנים לרואה החשבון סיסמה למערכת, והוא כבר מפיק דו"ח מרוכז של החשבוניות באותו חודש (אגב, לרואי חשבון התוכנה היא חינם).

אגב - יש מערכת נוספת, שפותחה על ידי אותה חברה, שמאפשרת ניהול חשבונות ישיר דרך האינטרנט בעלות מצחיקה של 99 ש"ח לחודש. חוסך אלפי שקלים בשנה - (תלוי כמה אתם משלמים לרואה החשבון שלכם). מבוקר על ידי רואה חשבון מקצועי. החסרון: צריך להשקיע עוד איזה שעה-שעתיים בחודש ברישום כל ההוצאות שלכם. היתרון: חסכון בהוצאות.

יש תוכנות רבות להפקת חשבוניות, אבל זו התוכנה שהכי מתאימה לדעתי למי שיש לו עסק קטן מהבית. חסכון גדול בהוצאות, שחיוני במיוחד בשלבים הראשוניים של פעולת העסק. אל תדפיסו פנקסי חשבוניות שלא לצורך (יש להם גם תוכנה נוספת להנהלת חשבונות כפולה online לחברות, וכן תכנית מיוחדת לאתרי סחר אלקטרוני המקבלים בנוסף להפקת חשבוניות אוטומטית גם שירותי סליקה).

תוכנת icount

תוכנה נוספת המאפשרת הפקת חשבונית באינטרנט היא icount - עם הייתרון הייחודי של "לא הנפקת לא שילמת", כך שלא משלמים באותם חודשים שלא מפיקים מסמכים. בנוסף - icount זו מערכת זולה יותר למי שמפיק כמויות גדולות של מסמכים- מעל 20 - ולא צריך שעון נוכחות (במערכת invoice4u עלות שעון הנוכחות כלולה במחיר). כמו כן, במערכת icount יש אפשרות גישה למסמכים שהנפקתם בעבר גם אם באותו חודש לא שילמתם עבור השירות ולא הנפקתם חשבוניות חדשות. שתי התוכנות מאפשרות קישור למערכת הנהלת חשבונות - icount מאפשרת גם להזין הוצאות, וכן לייצא את הקובץ לרואה החשבון שלכם. לעומת זאת ב-invoice4u רישום ההוצאות הוא מודול נפרד, המהווה חלק משירות הנהלת החשבונות, וכרוך בתשלום נפרד.

תוכנה ברשת - או תוכנה על המחשב?

תוכנות אלו מפיקות חשבוניות וקבלות. נכון - התוכנות שפועלות על המחשב עדיין יותר עשירות בתכונות, אולם לא תמיד אתם צריכים את כל התכונות. למשל - נכון שהדפסת צ'קים זו תכונה נחמדה, אבל כשאפשר אני משתדל לעשות העברה בנקאית דרך האינטרנט (כך שילמתי לאותו קבלן משנה). סה"כ - בשביל מה יש אינטרנט?

קישורים:

• מהי חשבונית מס- מתוך ויקיפדיה
• עבודה בריאה מהבית - דולפין היי-טק.

עודכן לאחרונה: 12/7/2009