היום נשאלתי:

שלום אמנון

אני מחפשת תוכנה להנהלת חשבונות לעסק שלי שעיקרו הוא הוראה (קורסים וכדומה).

קראתי באינטרנט על תוכנת "עסקית" לבתי ספר, היא נראית לי ידידותית – אולם איני מכירה אותה ולא תוכנות אחרות.

אודה לך מאוד אם תוכל לסייע ולומר לי האם זו תוכנה מומלצת? האם יש לך המלצה לתוכנה אחרת המתאימה לבתי ספר?

תודה

עניתי:

אני לומד עכשיו קורס קואצינג. כבר כמה חודשים שאני מבקש מהם חשבוניות, אולם הם לא סיפקו לי אותן. מדוע? לפני כחודש גיליתי את הסיבה. תוכנת הנהלת החשבונות שעל המחשב שלהם קרסה, ולא היה להם גיבוי לתוכנה.

אם רוצים גיבוי מתמיד , הדרך הכי טובה זה להשתמש בשירותים שזמינים ברשת. כבר כשנה אני מפיק חשבוניות אונליין, באמצעות תוכנה להפקת חשבוניות מס שעובדת באינטרנט. מערכת הפקת החשבוניות מפיקה גם מסמכים נוספים - הצעות מחיר, חשבונות עסקה, קבלות, ועוד. בעצם את כל המסמכים שצריך מול לקוחות. וגם מאפשרת לי להפיק דוחות ולראות את תמונת ההכנסות אונליין.

גם כשבודקים תוכנות להנהלת חשבונות - הגיבוי המיידי והתמיכה חשובים מתמיד. אצל משרד רואי החשבון שמפעיל את המערכת יש גם שירות נוסף - ניהול חשבונות באינטרנט - שירות המשלב תוכנת הנהלת חשבונות מלאה לשימוש עצמי, עם מנהל חשבונות צמוד. במקום לשכור מנהל חשבונות בסכומים מפולפלים, או להיעזר בתוכנת הנה"ח במחשב שיכולה לקרוס בכל רגע (מתי יש זמן לעשות גיבוי?), עדיף בהרבה לעשות מנוי בשירות online שמאפשר לעשות הנהלת חשבונות מהבית. בעל העסק מקליד את הנתונים, וגם משלם את המע"מ ומס ההכנסה דרך המערכת. הקבלות על ההוצאות נשארות אצלו עד לסוף שנה שאז הוא שולח אותן בדואר לרואה החשבון של החברה לצורך הפקת דוח שנתי.

שתי המערכות מסתנכרנות ביניהן אוטומטית.

אמנם נדרש תשלום קבוע לכל אחת מהמערכות, וזה יותר יקר מאשר לקנות תוכנה חד פעמי למחשב, אבל זה נותן גב מקצועי של ייעוץ אישי וחוסך המון כסף יחסית לשימוש בשירותים של מנהל \ מנהלת חשבונות אישית. יש להם אפילו חודשיים ראשונים חינם כך ששווה להתנסות.

עדיין אין לי התנסות אישית בנושא, אולם אני מתכוון לבדוק את הנושא לכשיתאפשר. יש תוכנות ניהול חשבונות רבות - כספית, עיסקית, חשבשבת ואחרות. אולם אינני מכיר תוכנות אחרות שעובדות online. השירות מתאים בייחוד עבור עצמאים, חברות קטנות, עוסקים פטורים, ובכלל כל מי שרוצה לחסוך כסף ולקבל דו"חות מיידיים על מצב העסק וגיבוי. ובכלל - בעידן האינטרנט למה להסתכן ולעבוד על המחשב האישי שמחר יכול להיעלם?

לחילופין, אפשר לשקול גם מערכות CRM, שמעלות את ניהול הלקוחות למדרגה הבאה - הנה סקירה שכתבתי בנושא מערכות CRM.

בהצלחה,

אמנון