עובדים במשרד? רוצים עבודה אפקטיבית מהבית? ניהול של עצמכם ושל זמנכם יכול לשפר בצורה דרסטית את הפרודוקיביות. וידאו מדהים שחובה לראות.

היום נתקלתי בוידאו מדהים שיעזור לכם לנהל את הזמן שלכם. אם אתם כמוני, בוודאי אתם מרגישים שאתם שכמות ההסחות וההפרעות גדולה יותר יותר מאי פעם בעבר - טלויזיה, רדיו, דואר אלקטרוני, הודעות מידיות, שלא לדבר על המשפחה שלכםף כולם שודדים את הזמן הפרודוקטיבי שלכם.

זה אתגר שאיתו כולנו מתמודדים, ולכן רציתי להעביר לכם את הוידאו הזה היום. ל-Eben יש אסטרטגיות וטכניקות מדהימות כדי להשיג יותר מהיום לנו בכל יום. צפו בו! זה לא נושא מאד מושך אך הוא יוסיף ישירות לשורה התחתונה שלכם.

http://www.wakeupproductiveblog.com/2008/09/time-mgmt.php -->

תוך די הצפייה בוידאו רשמתי את ההערות הבאות:

עובדים מהבית. מגיעים לסוף היום ומגיעים למצב שלא עשית היום שום מכירות.

אם אתם עובדי ידע - אין מדד פשוט לתפוקתכם. הרבה יותר קשה למדוד את הצלחתכם, ואתם הרבה יותר קשים לניהול.

המדד הראשוו לתפוקה של עובדי ידע הוא חוק הערך. ערך זה לא מה שאתה אומר שהוא ערך, אלא זה מה שהלקוח חושב שהוא בעל ערך. אתה רוצה להשתמש בידע שלך ליצור
דברים שהם בעלי ערך ללקוח. מה פוגע בערך שאנו מיצרים?

• הדבר הראשון שפוגע בערך שאנו מייצרים - הוא multitasking - טיפול בהרבה משימות במקביל. למעשה - מחקר שנערך מראה שמולטיטסקינג מוריד את ה-IQ שלך יותר מעישון מריחואנה. לכן, אם אנו פועלים בריבוי משימות בעבודתנו עלינו לחזור ולהתמקד בדבר אחד בכל פעם.

• הדבר השני - הוא הסחה והפרעה. כשדעתנו מוסחת ואנו עונים לדוגמה למייל או לטלפון, אנו מופרעים ולרובנו לוקח כ-20 דקות לחזור למסלול. הבעייה שרובנו עוברים את
  כל היום מהסחה אחת לשנייה ואח"כ בסוף היום שואלים איך לא עשיתי כלום. על כן, עלינו להפסיק לאפשר לעצמנו להיות מוסחים ומופרעים, ולהפסיק להסיח את דעתם של אחרים ולהפריע להם.

• הדבר השלישי שמונע מאיתנו להגיע ליעילות הוא משהו הנקרא חיכוך - חיכוך פיזי או רגשי, המונע מאיתנו להתרכז על מי שאנחנו. איפה יש לכם חיכוך בחייכם? איפה יש חיכוך בסביבתכם? מנעו חיכוך בסביבתכם והשיגו הרבה יותר.

• הדבר הרביעי הוא משהו נקרא בזן 'מוח הקוף', או 'רגשות הקוף'. המדובר על מצב שבו כשיש מחשבה שמסיחה את דעתכם - היא גוררת אחריה עוד ועוד מחשבות עד שאתם שוכחים לגמרי את הדבר שאותו רציתם לעשות.

דפוסים של אנשים אפקטיביים

עד עכשיו דיברנו על דפוסים של של אנשים לא אפקטיביים.

לאנשים אפקטיביים ישנם דפוסים אחרים. הם יודעים לוותר על ההפרעות, ומתמקדים בניית סביבה תומכת שעוזרת להם להתמקד.

איך להיות יותר אפקטיביים:

ליצור תשוקה, שמתדלקת את ההתמדה וההחלטיות

האסטרטגייה הראשונה היא ליצור תשוקה, ולתת לה לתדלק את ההתמדה וההחלטיות, לטווח הארוך. (נפוליאון היל - 'חשוב והתעשר'). עלינו לפתח את היכולת להתעורר כל יום ולהמשיך לצעוד למטרתנו אפילו אם לא רואים אישור מיידי מהסביבה.

יש ארבע פעולות שעוזרות להגיע לכך:

1. מיקוד מחשבתי נקי (The Effective Executive / Peter Drucker). לעבוד בחלונות ממוקדות של זמן שקט, ללא הפרעות והסחות, של לפחות שעתיים בכל פעם. זה הדבר הכי חשוב.

2. עבודה במחזורים. לכולנו יש מחזורי שינה ועירנות. לכולנו גם מחזור כל 90-120 דקות ירידה באנרגייה. בזמנים אלו עלינו לאפשר לגוף שלנו לנוח, ולהיות לחלוטין מנותקים מעבודה.

3. שגרה יומית. צור שגרה עבור כל דבר שצריך לעשות. להתחיל לעשות את הדברים החשובים באותו זמן כל יום, כחלק משיגרה. צור שיגרה לכל דבר חשוב שאתה עושה.

4. חדש את עצמך!. חשוב במיוחד למכורים לעבודה. אחרת אנו הופכים לכל כך מכורים שאנו שוכחים מי אנחנו. להתנתק לגמרי, לעשות דברים כיפיים, לפחות יום-יומיים בכל פעם.

חלוקת יום העבודה לחלונות זמן

האסטרטגייה השנייה לשיפור האפקטיביות היא חלוקת השגרה היומית ליומונים - חלונות זמן שבהם אנו מתמקדים בדבר אחד.

Eben, המרצה, מנהל חברה של כ-70 איש, מחלק את היום שלו באופן הבא:

ביומון הלקוחות - 40% מהזמן.

• להשיג לקוחות
• להשיג מועמדים.
• פגישות.
• בניית שיתופי פעולה עם בעלי עסקים ואתרים שיש להם את התנועה שאתה צריך.
• פוסטים לקבוצות דיון.
• להתחיל קבוצת דיון.

בשיפור ה-conversion, יחס הפיכת הפונים ללקוחות, מושקע 20% מהזמן.

המדובר על שיפור אחוז הלקוחות הפוטנציאליים שהופכים ללקוחות. מה לעשות כשהגולש מגיע אליך לאתר, או לחנות, או מתקשר אליך לטלפון. כל מה שקורה אחרי שהם מגיעים אליך עד שהם הופכים ללקוחות. הכותרת, המחיר, האחריות: כל מה שגורם ללקוח לפעול.

בבנית תוכן - מושקע 10% מהזמן.

כאן נכנסת בנית המוצרים, השירותים, וכל מה שאתה מלמד. החשיבות של זה שלישית. חלק זה מאד חשוב - כי הוא נותן את האנרגייה לחלקים האחרים, אבל בפרופורציה המתאימה.

בניהול - מושקע 30% מהזמן.

כאן נכנס ניהול העסק, ניהול הזמן, ניהול הספרים, וניהול אנשים - עובדים או קבלני משנה.

דבר זה עוזר לאזן את היום.

אמר סטיבן קובי, מחבר הספר "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד": "האתגר האמיתי הוא לא איך לנהל את זמננו אלא איך לנהל את עצמנו, ואת חשיבתנו".

הזמן החשוב ביותר.

הזמן החשוב ביותר לניהול הוא השעה הראשונה של היום, לפני שמתחילים לעבוד.

אתה גורם המינוף החשוב ביותר בעסק שלך. לכן הדבר הראשון - לעשות את עצמך חזק ובריא יותר. זה הדבר שהכי חשוב לעשות בשעה הראשונה של היום, ונותן מינוף לכל הזמנים האחרים.

• ראשית אני שותה לפחות שתי כוסות,
• ואח"כ מתעמל חצי שעה - ומשתדל להגיע למצב שקצב הלב עולה. העלאת קצב הלב היא הדרך מספר 1 לחחדש את הרגשות שלי. הבחנתי בכך שהרעיונות הטובים ביותר עולים לי בזמן שאני מתעמל - כשאני עולה ויורד במדרגות שבבית שלי.
• אח"כ אני עושה קצת מדיטציה ופשוט נושם ל-5 דקות ומנסה להרגיע את עצמי.
• אח"כ אני אוכל ארוחה באמת בריאה. הארוחה הראשונה של היום - צריכה להיות בריאה ביותר, ונותנת את ההקשר לכל הארוחות האחרות. כנ"ל לגבי פעילות גופנית.
• אח"כ אני קורא חומר מלא השראה ל-10 עד 15 דקות.

זו פתיחה טובה ליום נפלא. ואז כשאני כותב מכתב עסקי, אני נלהב, כי טיפלתי בעצמי!

תרגיל שתוכלו ליישם עכשיו:

1. עשו רשימה של כל הדברים בחיים ובעסק שגורמים הסחה, הפרעה, וחיכוך. כולל כל הדברים שאתם עושים שגורמים לחיכוך. שימו למעלה את הדבר שיוצר הכי הרבה הסחה והפרעה. ואחריו את השני ואת השלישי והרביעי. ואז לטפל בהם. למשל דואר אלקטרוני - לבדוק אימייל רק בזמן מוגדר כל יום ולכבות את התזכורות הקופצות.

2. עשו רשימה של שלושת הפעולות שנותנות הכי הרבה ערך לעסק שלכם \ לעבודה שלכם (אם אין לכם כאלו פעולות, השתמשו בחלונות הזמן שנתתי לכם), והקצו לפחות שעה לכל אחת מהפעולות.

3. צרו שגרת בוקר עבורכם, במיקוד גבוה, כדי לעשות את עצמכם חזקים ובריאים תחילה.