לבבי מדריכים 

גיוס תרומות הופך לנושא מאד פופולרי בימינו. תרומה לקהילה היא לא רק תרומה כספית - יש גם תרומות בגדים, רהיטים, תרומות ספרים, ציוד, תרומות אוכל לחג, תרומות ביגוד, תרומת ספרים, תרומת חפצים, תרומות מחשבים. תרומות לנזקקים זה ממש פוליטיקלי קורקט! וגם תרומות למוסדות קרנן עולה. גם מס הכנסה עוזר - תרומות הן הוצאה מוכרת במס, אם המדובר על עמותה מוכרת.

איך מגייסים תרומה? ואיך מגיעים לאיסוף תרומות גדולות?

אם רוצים תרומה גדולה, הסוד טמון בקשר מתמשך עם התורמים, ובניהול מערכות היחסים איתם ועם משפחותיהם, כדי להביא אותם להיפתח רגשית. בין אם המדובר על תורמים מהארץ או תורמים מחו"ל - במקום ששם נמצאת השמחה, שם נמצא הכיס. רשימת תורמים היא רשימה שנבנית בהתמדה, לאורך שנים. חשוב לתורם לדעת למה התרומה הולכת - תרומות לנושאים ספציפיים מתקבלות בעין יפה יותר מתרומות כלליות. שמרו על קשר! כתבו מכתבי תודה ותנו לתורם מתנות.

אך איך שומרים על קשר כשהמתרימים וגם התורמים מתחלפים?

היום, יותר ויותר עמותות מבינות שנדרשת מערכת תרומות ממוחשבת.

לעסקים, יש תוכנות ניהול קשרי לקוחות. תוכנת CRM (ניהול קשרי לקוחות) היא תוכנה, האוספת כל פיסת מידע על הלקוחות, מכל מגזרי הארגון - והופכת אותה לחלק מהמאמץ השיווקי ...

גם עמותות, קרנות וארגונים חברתיים יכולים להיעזר בתוכנה דומה לצורך קשר עם תורמים, קבלת תרומות, וניהול תרומות לנזקקים. אלא מה - תוכנות מסחריות - הן בד"כ לא כל כך מתאימות לצרכי עמותות וארגונים חברתיים. הן לא יודעות לעשות את הקישור בין בני המשפחה השונים. שלא לדבר על המחיר...

לאחרונה יצאה תוכנת ניהול קשרי לקוחות אינטרנטית, בקוד פתוח, לארגונים חברתיים, תוכנה מדהימה שעוזרת לנהל את הארגון לגיוס תרומות ולעזרה לקהילה.

בשבוע שעבר קיבלתי פנייה:

לאמנון שלום

הגעתי אליך כיוון שבחנתי את המערכת של CiviCRM, וקיבלתי מידע שאתה מפתח בה.

האם המערכת עובדת בעברית?

עניתי:

בעבר התקנתי את CiviCRM תחת דרופל עברי -
אפשר להכניס בתוכה אותיות בעברית, והיא פעלה ברובה מימין לשמאל.
לגבי תרגום הטקסטים - ניתן לבצע זאת על פי דרישה, ברגע שיהיה לקוח שישלם.

מה התקציב שלך?

וקיבלתי תשובה:

אני מחפש מערכת שתעבוד עבור העמותה כשאלו בגדול הצרכים שלי

• עריכת טלמקרטינג לצורך סקר או שכנוע.
• ניהול מערך התרמה. (מערכת תרומות לגיוס כספים)
• בנית פירמדת קשר , בין תורם ומתנדב לאיש קשר , לרכז מקומי , לרכז איזורי.
• קישור משפחות. – כלומר אפשרות לחבר בין בני זוג וילדיהם הגרים בכתובת משותפת.
• בניית קבוצות – לדוגמא: אקדמאים, חקלאים , חרדים , דוברי אנגלית.
• ניהול אירוע - יבוא רשימות אנשים, ניהול מערך המרצה טלפוני.
• יבוא ויצוא לאקסל ואקסס.
• הרשאות שונות בהתאם לתפקיד.
• יומן משותף כללי , ויומנים מיוחדים לבעלי תפקידים.

כיוון שמדובר בכסף פרטי ולא בעמותה, כרגע התקציב הוא קצת יותר מ-3000$ (לא כל הפונקציות הכרחיות בשלב ראשון)

בתודה מראש

עניתי:

תשובה מלאה לשאלות שלך דורשת עבודת מחקר. זהו תהליך של בדיקת היתכנות, תהליך שבו אני מתקין את התוכנה התקנת אמת, משווה את התכונות מול הדרישות, ומתכנן את השלבים הבאים של הפרוייקט. אבל עקב חשיבות הנושא, עשיתי מחקר בסיסי:

קישור משפחות אני יכול להגיד בוודאות שקיים. כך גם בניית קבוצות, וניהול הרשאות.
ניהול מערך התרמה הוא חלק מהתכונות המוצהרות של CiviContribute.
עריכת טלמרקטינג לצורך סקר או שכנוע - אני לא יודע מה זה דורש מהתוכנה אבל ניתן לשלוף חיתוכים מהתוכנה לפי פרמטרים שונים (אפשר גם להגדיר 'קבוצות' - חיתוכים דינמיים לפי מאפיינים). ניתן גם לרשום את תוצאות השיחה הטלפונית על ידי הוספת רשומת 'פעילות' עבור המתעניין. ראה מה שכתבתי כאן. ניתן גם לשלוח מיילים.
יומנים - נתמך בוודאי. יומנים מיוחדים לבעלי תפקידים - ניתן כנראה לבצע זאת על ידי קינפוג.
ניהול אירוע - ניתן לייבא נתוני אנשים אם הוא בפורמט המתאים (לא נבדק בעברית, וייתכן שדרושה כאן קצת עבודת הסבה). ניהול מערך המרצה טלפוני - התוכנה גמישה, ומאפשרת לדוגמה להוסיף שדות כמו 'סטטוס המרצה' ולעשות לפיהם חיתוך.
'פירמידת קשר' - ניתן להגדיר את סוג היחסים בין אנשים לאנשים אחרים (מתנדב, מועמד, עובד, אישה, בעל, ילד) ובין אנשים לקבוצות כחלק מהתוכנה.

התוכנה ידידותית - אני מציע שתיכנס לאתר ההדגמה של גירסה 2 – פשוט מדהים מה שזה כולל.

אני חייב לציין שיש להתיחס אל המערכת שניתן להקים בתקציב הנ"ל בתור בדיקת היתכנות בלבד,
התקנה שתאפשר לראות את המערכת (או חלקים ממנה) בעברית, ולשקול את כדאיות המשך הפיתוח, ללא פיתוח ייעודי או עיצוב.

הארכיטקטורה פתוחה, מאפשרת הרחבות, ומהווה תשתית טובה להמשך. כך שגם אם חלק מהדברים לא ייכנסו בשלב א', ב"ה ניתן יהיה להוסיף אותם בהמשך, בתוספת תשלום.

אחסון האתר, תחזוקה שוטפת, תמיכה, הדרכה, שיפורים ותוספות, יתומחרו בנפרד.

עלות פגישת ייעוץ ראשונית, שיכולה להוות בסיס לבדיקת ההיתכנות - 450 ש"ח. משך הפגישה - שעה.

אנא הודע לי את החלטתך בהקדם האפשרי כדי שאוכל להבטיח את המקום ביומן הפגישות.

בברכת הצלחה כנה,

אמנון מאיר לבב