בעבר החיים היו פשוטים. ניהלנו את הפרוייקטים עם Ms Project (או עם נייר ועיפרון), ולא היו אלטרנטיבות. מנהל פרוייקטים ידע שהוא צריך להשקיע בתוכנה, ושלום על ישראל. והיום? שפע אלטרנטיבות לניהול פרוייקטים ברשת (במודל SaaS - תוכנה כשירות) הולכות ותופסות תאוצה.

מדוע כדאי לנהל פרוייקטים ברשת? כי אפשר לעבוד מכל מקום, העלות החודשית נמוכה יחסית, הגיבוי אוטומטי, והמידע זמין לכל חברי הצוות, לספקים וללקוחות בהתאם להרשאותיהם.

בחירת תוכנה לניהול פרוייקטים ברשת היא אמנם לא חתונה קתולית, אבל נדרשת הרבה מחשבה בבחירת התוכנה המתאימה. אמנם כלי ניהול הפרוייקטים הקיימים ברשת אמורים לאפשר לייצא את הנתונים, אבל כדי לייבא אותם תצטרכו לשכור פרילנסר או מתכנת שיעשה את העבודה.

התוכנה הכי ידועה היא BaseCamp, ויש גם את GoPlan ואת ActiveCollab שמנסות לחקות אותה - הנה השוואה בין התוכנות. ל-ActiveCollab יש את היתרון שאפשר להתקין אותה על השרת שלכם, דבר חיוני אם המדובר על פרוייקטים מסווגים מסחרית.

אמנם התוכנות האלו הן הכי ידועות, אולם בתגובות מצאתי תוכנות גמישות יותר, וזולות יותר.

אני אוהב פתרונות חדשניים, הכוללים ערך מוסף - יש סיכוי שהם יתנו לי יותר ערך לטווח הארוך.

יש את רמידרו - שזה לדעתי הפתרון העדיף. חינם עד לנפח אחסון של 3GB - פתרון אינטרה-נט כולל עבור הארגון, חיזוק התקשורת הפנים ארגונית. כולל ניהול משימות מסויים ושיתוף מסמכים.

יש את Wrike - (הנה סקירה על ההבדלים בין Wrike ל-Basecamp) - המשלבת חיבור האינטואיטיבי למייל, אפשרות לעבוד על כמה פרוייקטים במקביל, וממשק חדשני. התמחור הוא פר משתמש - מספר הפרוייקטים אינו מוגבל. להפקת חשבוניות כדאי להשתמש ב-Freshbooks (מתוךסקירת פתרונות להפקת חשבוניות ברשת - online invoicing).

יש את קלריזן - Clarizen - עם ממשק ידידותי וגמיש שמתאים גם לאלו שאינם מנהלי פרוייקטים - החל מ-25$ לחודש.

ויש גם תוכנות CRM כמו WorkEtc - המשלבת ניהול פרוייקטים, לקוחות, וקשרי לקוחות (CRM) - החל מ-30$ לחודש.

הסקירה לא תהיה מלאה עד שלא נתייחס גם לפתרונות קוד פתוח לניהול פרוייקטים, שצוברות תאוצה.

אם אתם רציניים, ואתם ארגון עם תקציבים שיש לו צרכים מתקדמים, אפשר לשקול פתרון קוד פתוח לניהול פרוייקטים. גם אם אינכם מתקינים את הפתרון על השרת שלכם, חפשו שירות רשת שמתקין את השירות על השרת שלו. מדוע? חשבו מה יקרה אם יש תכונה שלא חלמתם שאתם צריכים אותה היום, אבל תהיו חייבים אותה מחר? בתוכנת קוד פתוח תוכלו להוסיף אותה בקלות יחסית (או לבקש מספק השירות שלכם להוסיף אותה, אם אתם ב-hosted service). עלות התוספת תהיה "זולה יותר", כי ספק השירות שלכם ימצא הרבה פתרונות דומים ברשת. אבל אם זהו שירות רשת בקוד סגור, זוהי חתונה לתמיד. קשה יהיה לכם למצוא הרחבות זמינות.

מספר פתרונות בקוד פתוח:

• להשתמש בתוכנת vTiger, המספקת יכולות CRM מצויינות, ועליה להתקין את מודול ניהול הפרוייקטים שלה.
• להתקין את OpenAtrium, תוכנה אינטרה-נט לשיתוף פעולה צוותי המבוססת על דרופל (Drupal), ועליה את המודול הדרופלי storm לניהול פרוייקטים.
• אם אתם רוצים לנהל פרוייקטי תוכנה, ועובדים בגישת Agile, שקלו גם את Redmine, מבוססת Phyton, ובעלת ממשק טוב למערכות לניהול גירסאות תוכנה.