אם רוצים לחסוך זמן ולשפר את כמות האנשים שמגיבים, עדיף נושא אחד לכל מייל.
צריך להוסיף את זה לשבעת ההרגלים של כותבי מייל אפקטיביים במיוחד.

היום קיבלתי מייל בגימייל ממישהי שאני עובד איתה בקביעות על פרוייקט מזה זמן מה. לשם שינוי, היא בחרה נושא משמעותי למייל.

כתבתי לה:

תודה שאת בוחרת כותרת משמעותית לכל מייל (למשל כמו שבחרת למייל שצירפתי) ומשתדלת לכתוב על נושא אחד בכל מייל.
כותרת טובה עוזרת לי כדי לחזור למייל אח"כ ולקרוא אותו שוב. כותרת כמו "אמנון..." ממש מפריעה כי אני לא יודע על מה המייל עד שאני פותח אותו. ואם אני לא רוצה לטפל בו מיידית אז אני צריך שוב לפתוח אותו בכל פעם כדי לזכור על מה המייל, וזה די מעצבן. הכותרת הזו מתאימה במיוחד למיילים אישיים.

אז מה אני עושה? אם אנשים מתעקשים לכתוב על הרבה נושאים במייל אחד ושוכחים לתת כותרת, מצאתי שכבר יותר קל לי להעביר את המייל לעצמי בשינוי כותרת (לפעמים מעביר חלקים מהמייל, כל אחד עם כותרת אחרת, אם במייל יש הרבה נושאים).

ההרגל של נושא אחד לכל מייל חשוב במיוחד לאלו שעובדים עם גימייל (gmail) שכן שם כל נושא הוא שרשור אחד ארוך, ואפשר לראות את כל השרשור. ואם עדיין אין לכם גימייל? אז כדאי שיהיה לכם אחד. ואם אתם לא יכולים? אז בטח יש מישהו עם גימייל שאתם שולחים לו מיילים...

להרחבה:

• Talk about one subject per email - about.com
• חמישה הרגלי email שמבזבזים זמן וגורמים לבעיות - מתוך TechRepublic.com